Docupoint! Tu sì que vales!

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Come tutti ormai sapranno, qualche anno fa Ds Smith Italia ha introdotto Docupoint nei suoi stabilimenti per la gestione dell’ufficio tecnico.

L’ufficio commerciale e l’ufficio tecnico lì, come in quasi tutte le aziende cartotecniche o scatolifici, lavorano a stretto contatto.

Il primo, avendo rapporto diretto con il cliente, ne raccoglie le richieste mentre il secondo si occupa di sviluppare ed elaborare il progetto. Spesso inoltre interviene anche l’ufficio Qualità che deve garantire l’idoneità del prodotto dal punto di vista qualitativo.

Detto così sembra un processo alquanto semplice e ancora moltissime aziende lo sottovalutano. In realtà quella che noi definiamo la fase di Pre- Produzione deve sempre di più essere efficiente e veloce per non far perdere la priorità al cliente e battere la concorrenza.

Ecco che Docupoint calza a pennello come strumento condiviso tra ufficio commerciale ed ufficio tecnico attraverso moduli personalizzati ad hoc per Ds Smith ma standard per tutti gli stabilimenti italiani.

L’avviamento ed il completamento del progetto è durato qualche anno e la soddisfazione ed i vantaggi derivanti dal suo utilizzo in Italia sono stati trasmessi anche in Spagna.

Sentendo l’entusiasmo dei colleghi di Ds Smith Italia, Ds Smith Iberia ha seriamente valutato l’introduzione di Docupoint nei propri plant produttivi.

Come portare Docupoint nella penisola iberica nel modo più preciso e professionale possibile??

Eccola la nostra chica espanola che grazie alle sue origini ma anche alle sue abilità è stata pienamente coinvolta nel progetto e che oggi ce ne spiega gli sviluppi. Lasciamo dunque la parola a Roberta!!!

“Come è iniziato il tuo coinvolgimento al progetto e come si è sviluppato successivamente?”

“Sono stata coinvolta da Davide e Andrea Tizian principalmente perché la mia lingua madre è lo spagnolo. Infatti fino a quel momento non mi ero mai occupata di attività specifiche su Docupoint tranne per qualche sporadico caso durante lo sviluppo.

Sono stata affiancata da Andrea Tizian che ha sviluppato il progetto in Italia e mi ha fatto delle sessioni intensive di formazione in vista della demo.

Nell’estate 2019 in una caldissima giornata di luglio, partimmo Davide, Andrea Tizian ed io alla volta di Madrid per fare la demo al team incaricato di conoscere e valutare il prodotto.

Poco tempo dopo DS Smith Iberia confermava di voler introdurre Docupoint in 8 stabilimenti in Spagna e 4 stabilimenti in Portogallo. Entusiasmo alle stelle insomma! Non è proprio cosa da poco fornire un prodotto B+B ad un nome così prestigioso come DS Smith ed in così tanti stabilimenti in Italia, Spagna e Portogallo. L’eccellente lavoro commerciale fatto da Davide e tecnico fatto da Andrea Tizian e il gruppo Docupoint è stato premiato da questa preferenza

Sono stati scelti 4 stabilimenti “piloti” selezionandoli accuratamente per comprenderne tutte le tipologie in base all’organizzazione interna, agli articoli prodotti, agli altri software utilizzati (contabilità, gestionale, ecc).

Per metà dicembre 2019 sia Docupoint che Mobile Console sono stati tradotti in Spagnolo e poco prima di Natale Andrea ed io andammo a Madrid per fare l’avviamento del primo plant.

Quanto è bella Madrid addobbata a Natale! 🙂

A metà gennaio gli uffici Commerciale e Tecnico dello stabilimento di Madrid avevano abbandonato il loro vecchio modo di lavorare ed erano passati completamente all’utilizzo di Docupoint.

A metà febbraio Andrea ed io siamo andati nello stabilimento che si trova vicino a Santiago de Compostela per l’avviamento del secondo plant. I capi progetto di DS Smith si sono sempre dimostrati entusiasti e motivati e ci hanno aiutati anche a placare qualche “osso duro” che abbiamo incontrato, come sempre capita, quando si vuole introdurre un cambiamento anche se palesemente migliorativo. (La piccola avventura durante il viaggio di ritorno ve la raccontiamo al caffè…. Sarà uno di quegli aneddoti che saltano fuori alle cene di Natale?)

A Marzo saremmo dovuti andare a Lucena, vicino a Còrdoba per il terzo avviamento. Ma purtroppo è arrivato il coronavirus con sommo dispiacere di tutti (oltre ad Andrea ed io anche di capi progetto di DS Smith) che ormai ci avevano preso gusto!

Siamo anche stati fortunati: il primo focolaio spagnolo si è sviluppato a Torrejòn de Ardoz nelle vicinanze di Madrid. Insomma lì proprio dove si trova il primo stabilimento. E come sappiamo, il virus girava già da dicembre.

A febbraio ormai era di casa sia in Italia che in Spagna e nonostante il viaggio di febbraio si sia sviluppato in 4 voli e 3 aeroporti, siamo ugualmente riusciti a ritornare sani e salvi.

Il covid è stata una bella sfida per tutti noi e non ci siamo arresi.

“Come siete riusciti dunque a portare a termine gli avviamenti in questa difficile situazione?”

Non potevamo rimandare ad oltranza gli altri avviamenti e con un po’ di pazienza assieme ai capi progetto di DS Smith siamo riusciti ad organizzare la formazione a distanza via Microsoft Teams del terzo stabilimento a metà maggio. Non nego che qualche dubbio e qualche paura l’abbiamo avuta. Non è per niente semplice fare formazione ad un gruppo di persone che non conosci e non hai mai visto. Alcune di loro non sanno bene nemmeno di cosa si tratta e per lo più non accendono la webcam quando stai parlando loro. Di fatto li ho formati parlando da sola e senza avere la minima percezione della reazione delle persone! Dopo la prima mezz’ora di panico mi sono detta: “ok, relax. Fai finta di essere una presentatrice televisiva che non vede il suo pubblico!!” E così via. Anche il terzo stabilimento era andato….

Il quarto stabilimento si trova in Portogallo vicino alla città di Porto. Un bel giretto lì ci stava ma di viaggi non se ne parla più e quindi anche per questo stabilimento è stata fatta la formazione a distanza. Questa volta però abbiamo dovuto alzare l’asticella con una sfida in più: loro parlano portoghese e noi la formazione l’abbiamo fatta in spagnolo. Però… nessun problema, i capi progetto ci hanno assicurato che la lingua in questo caso non era una barriera perché i portoghesi sono abituati ormai a seguire tutte le formazioni in spagnolo. In questa fase è stata coinvolta anche Anna che seguirà assieme ad Andrea gli avviamenti successivi.

Gli accordi presi pre-covid prevedevano che Andrea ed io ci occupassimo direttamente della formazione ai primi 4 stabilimenti mentre per i rimanenti garantivamo la presenza fisica di Andrea sul luogo con la formazione svolta dai capi progetto di DS Smith. Lo scenario ovviamente è radicalmente cambiato. Andrea non può più essere lì fisicamente e nemmeno i capi progetto poiché non fanno parte dell’organico degli stabilimenti mancanti.

Abbiamo quindi pensato di facilitare a loro (e anche a noi) il lavoro successivo e abbiamo proposto di fare la formazione registrando un webinar. Dopo 4 stabilimenti e 2 o 3 sessioni di formazione per ognuno ormai ero diventata un’esperta e rispettavo pure i tempi televisivi!

Come è andata la registrazione del webinar e come ti sei sentita? Cosa pensi di poterti portare a casa da questa esperienza?

Il webinar è stato registrato (non è sempre andato bene il primo ciack,eh!) ,è stato fatto il montaggio ed infine condiviso con i capi progetto di DS Smith che ora lo stanno utilizzando per la formazione degli stabilimenti restanti.

Per me personalmente è stato un progetto molto interessante. Ho imparato davvero tante cose che prima sapevo solo in maniera marginale o superficiale.

Principalmente ho conosciuto approfonditamente il funzionamento a livello organizzativo di un ufficio tecnico di un nostro cliente tipo e le relative difficoltà di comunicazione che possono verificarsi fra gli uffici commerciale, tecnico e qualità.

Ho imparato come è strutturata una scheda di progetto ed esattamente quali sono le diverse attività che si portano a termine nella progettazione.

La premessa iniziale era che la struttura delle schede di progetto sarebbe stata esattamente la stessa utilizzata in Italia! Invece a conferma di quanto succede quasi sempre, quando pensi di aver implementato assolutamente tutto, i nostri clienti richiedono qualcosa in più da fare (e per fortuna!). Così ognuno dei 4 stabilimenti pilota ha aggiunto qualche richiesta arricchendo Docupoint. E’ stato molto interessante portare avanti le diverse attività di analisi di queste richieste.

E come sempre dico, è bello andare dai clienti e confrontarsi con loro per vedere come “gira il mondo là fuori”.In Spagna per lo più mi sento un po’ “a casa”. “Parlare la stessa lingua” è talvolta utile, non solo dal punto di vista metaforico!

Ringraziamo Roberta per l’interessantissimo e coinvolgente racconto ma soprattutto per avercelo raccontato durante il suo primo weekend di ferie.

Grazie ancora.

4 pensieri su “Docupoint! Tu sì que vales!”

  1. Leggere di questa esperienza penso sia una grande soddisfazione per tutta la B+B, inoltre, sapendo poi che Roberta é anche riuscita a gestire i lavori dello sviluppo è stata proprio una grande impresa personale!!!
    Leggendo delle nostre esperienze di lavoro sono sempre più convinto che siamo veramente forti noi della B+B.

    Ora però vado in ferie…… Ciaooooo

  2. Con molto piacere leggo questo articolo perchè è giusto sottolineare che un nostro prodotto è usato su vari plant (Italia, Spagna, Portogallo) di un leader internazionale del settore cartotecnico.
    Un vera esperienza di internazionalizzazione di un nostro prodotto.
    Un grande lavoro organizzativo per gestire l’installazione, la documentazione, la formazione e l’assistenza in lingua. Ricordo che i tecnici si relazionano costantemente in lingua inglese e spagnola con i referenti di progetto di Ds Smith.
    Un bel esempio di collaborazione tra reparti sviluppo e assistenza. Andrea, Roberta, Davide, Anna in primis hanno lavorato sodo per raggiungere questo successo.
    Ora ci aspettano altri plant, ma l’organizzazione e la consapevolezza c’è!

    Bravi

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